展會現(xiàn)場服務內(nèi)容

一、*物流服務商

按照*慣例，一般大型展會，其組委會都要*物流服務商。物流服務商根據(jù)組委會提供的信息與參展商聯(lián)系，洽談具體物流服務需求。在這一階段，參展商業(yè)可以與會展主辦方進行溝通，自己選擇物流服務商。

在實際會展活動過程中，展品的物流組織模式主要有：參展商自行負責展品運輸；參展商自選物流服務商進行展品運輸；展會主辦方*會展物流服務商通過郵寄或遞等方式。

值得指出的是，在展會操作中，參展方使用會展主辦方*的物流服務商效果較好。因為在通常情況下，由會展主辦方*的物流服務商大多是一些有會展物流經(jīng)驗、綜合實力較強、度較高，能夠全權代理展會的國內(nèi)、*展品物流服務的大型物流企業(yè)。與這樣的物流供應商合作，服務質(zhì)量、安全性有一定的保障，可省去參展商的許多后顧之憂。如果企業(yè)自己聯(lián)系物流服務商，較好找正規(guī)的企業(yè)。否則，將會展物流業(yè)務交予缺少經(jīng)驗的物流公司難免會有一些意外發(fā)生，造成不必要的損失。

二、物流服務方案的設計與完善

承擔會展物流業(yè)務的物流服務商根據(jù)參展商的要求設計物流服務方案，包括了解展品的運輸、保管、布展及回收等內(nèi)容，如果是*性會議還需要涉及*保險、報關等服務。在這一階段中，物流服務商需要與參展商充分溝通，才能保證方案符合參展商的需要。

一般而言，海外參展商通常有一些*性的運輸公司代理。*展覽運輸協(xié)會認為，展會物流代理工作主要有6個方面。

1.聯(lián)絡。

2.展會前與客戶聯(lián)系，應明確基本的運輸要求。如單證文件、截止日期等。 3.辦理單證文件以及現(xiàn)場代理。 4.設計較佳運輸方式和路線。 5.提供現(xiàn)場支持。 6.展后處理、回運等。

三、物流服務方案的實施

根據(jù)會展主辦方的展會日程安排，物流服務商依據(jù)方案進行展品提貨、運輸、保管等物流作業(yè)，活動過程中要與會展主辦方及時溝通。交付展品后，要由參展商進行確認，待展覽結(jié)束后立即啟動下一輪物流或展品回程運輸。良好的物流服務商，還可以為參展商提供布展、展覽管理、展品回收處理等一攬子增值服務。

對于參展商而言，在展品運輸階段要與物流代理商緊密聯(lián)系，并注意把握好一下幾個階段。

1. 認真挑選物流商

在確定參展之后，參展商要盡確定展品物流服務供應商。確定物流商后，雙方會簽訂一份展品運輸?shù)膮f(xié)議。協(xié)議主要內(nèi)容有：物流公司及展館的通信地址、聯(lián)系方式和聯(lián)系人、接貨時間安排、運輸方式、到達站、發(fā)貨單位、展會名稱、件數(shù)、重量、體積、保險**等。

會展服務的內(nèi)容

會展公司一般由策劃部、市場部、招商部、設計部、服務部、保安部、信息管理部、工程部、物流部、財務部、人力資源部等多種的功能部門組成。

1.策劃部：策劃部是會展企業(yè)的基礎部門，也是整個會展服務的核心工作。

　　會展策劃部：對整個會展企業(yè)形象的策劃、組織的包裝。制定會展工作方案，安排會展工作進程。

　　2.市場部：市場部是會展企業(yè)的重要部門。

　　主要負責會展宣傳，會展廣告策劃實施，協(xié)調(diào)關系等。宣傳工作是會展服務成功的基本保證，主要手段有廣告與聯(lián)絡。

　　3.招商部：招商部是會展企業(yè)的拓展部門。

　　4.設計部：設計部是向客戶提供各種創(chuàng)意與設計的業(yè)務部門。

　　主要工作是在會展服務中，利用空間環(huán)境，采用建造、工程、視覺傳達等手段。借助設施高科技產(chǎn)品，將所傳播的信息和內(nèi)容呈現(xiàn)在公眾面前。（包括： 展臺設計、空間布局設計、平面設計、照明道具設計、展館設計等等）

　　5.服務部：服務部是會展企業(yè)的窗口部門，其服務質(zhì)量的高低直接影響到企業(yè)的形象。主要包括：接待、設備租賃、翻譯、司儀、禮儀等。

6.保安部：保安部是會展活動不可或缺的部門。主要保證會展活動的順利召開維。

　　7.信息管理部：會展信息管理部涉及和管理會展服務企業(yè)的日常業(yè)務。

　　有效地實現(xiàn)會展集團的資源共享，管理多個會展活動，分類管理展商和觀眾等方面數(shù)據(jù)。全面管理客戶關系，使大量的重復工作可以實現(xiàn)自動處理，防止客戶數(shù)據(jù)因業(yè)務人員流動而流失，并可以直接對會展過程進行有效管理，應用的統(tǒng)計數(shù)據(jù)輔助企業(yè)決策。

　　8.工程部：工程部是承擔會展企業(yè)各項基建、現(xiàn)場施工的部門。

　　9.物流部：物流部是負責會展企業(yè)的物資采購、管理和運輸?shù)臉I(yè)務部門。

　　10.財務部：財務部是會展業(yè)較重要的保障部門之一。直接管理資金，進行賬戶處理、主要職責是協(xié)助會展經(jīng)營者搞好企業(yè)經(jīng)營預算，控制企業(yè)運營費用，取得經(jīng)濟效益。

　　11.人力資源部：主要是負責企業(yè)員工招聘、培訓、考核、激勵等。確保在任何情況下都能找到合適人選的主要部門。

展會現(xiàn)場工作內(nèi)容

　　展覽公司的業(yè)務流程大致為：　　

1、發(fā)邀請函（展會資料）　　以傳真為主要途徑，邀請函內(nèi)容較詳細，包括展會名稱，時間，地點，主辦單位，協(xié)辦單位，承辦單位，展會概況，參展費用，展位配置，參展細則，展位圖紙，聯(lián)系方式等等；　　

2、預定并選擇展位　　

3、交展位預定金　　一般情況下，展覽公司規(guī)定且會通知，已預定展位的參展企業(yè)在一定的期限內(nèi)交匯展位預定金，展覽公司收到定金會出具收據(jù)和展位預定書。　　

4、交展位費余款　　展覽公司在展會開展前的一定時間內(nèi)，會通知參展企業(yè)交匯展位費余款，展覽公司在收到款項后，會給參展企業(yè)出具票據(jù)和展位確認書及參展商手冊（或為參展指南、參展細則）；　　

5、展商報到及展出　　一般在展會開展前的兩到三天，參展商應到展會現(xiàn)場報到、布置展位等，直至開展、撤展。

展會現(xiàn)場服務內(nèi)容有哪些

答：會展服務是指為保證會議、展覽正常進行所提供的全過程（會前、會專中、會后；或是屬展前、展中、展后）服務，既包括發(fā)生在展會現(xiàn)場的租賃、廣 告、安保、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業(yè)服務，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸、地方特產(chǎn)等相關行業(yè)的配套服務。

會展管理是從事會展策劃、會展評估、會展計劃與監(jiān)控、會展融資、會展采購管理、會展合同管理等與會展相關管理的工作。

展會提供的服務

1、 低成本接觸合作客戶。公司要接觸到合格的客戶，參加展會是最有效的方式。根據(jù)調(diào)查顯示，利用展會接觸客戶的平均成本僅為其他方式接觸客戶成本的 40% 。

2 、工作量少，質(zhì)量高，簽單率高在展會上接觸到合格客戶后，后繼工作量較少。調(diào)查顯示，展會上接觸到的意向客戶，企業(yè)平均只需要給對方打 1.8 個電話就可以做成交易。相比之下，平時的典型業(yè)務銷售方式卻需要 7.8 個電話才能完成；同時，客戶因參觀展會而向參展商下的所有訂單中， 54% 的單子不需要個人再跟進拜訪。

3 、結(jié)識大量潛在客戶研究顯示，以一家展商攤位上的平均訪問量為基數(shù)，只有

12% 的人在展前 12 個月內(nèi)接到該公司銷售人員的電話； 88% 為新的潛在客戶，而且展會還為參展商帶來高層次的新客戶。對于參展公司的產(chǎn)品和服務來說，展會上 49% 的訪問者正計劃購買那些產(chǎn)品和服務。

4 、競爭力優(yōu)勢 -- 展示想象和實力展覽會為參展商在競爭對手面前展示自身實力提供了機會。通過訓練有素的展臺職員、積極的展前和展中的促銷、引人入勝的展臺設計，參展公司的競爭力可以變得光芒四射。而且，展會的參觀者還會利用這個機會對各個參展商進行比較。因此，展覽會是一個讓參展商展示自身形象和實力的好機會。

展會現(xiàn)場服務的流程

展覽會組織機構(gòu)則須在規(guī)定的時間和規(guī)定的地點，接待參展客商報到。

展覽會組織機構(gòu)接待參展客商報到，應注意以下事項： （1）報到地點的選擇。參展客商報到地點大多選擇在展覽場館，也有少數(shù)選擇在酒店或組織機構(gòu)辦公場所的。選擇在展覽場館報到的，報到處一般應安排在展覽場館的主要進口處，如正門門口，或序廳大堂，要求是位置明顯，人員往來和疏散較為方便。許多展覽場館尤其大型展覽場館，一般設有固定的地點，供展覽會組織機構(gòu)接待參展客商報到。如位于上海浦東的上海國際會展中心，就在序廳設有參展客商報到的場所，并配有適合接待工作的辦公家具。無論是展覽場館配設的地點，還是展覽會組織機構(gòu)臨時在展覽場館安排的地點，展覽會組織機構(gòu)均應在展覽會報到工作開始前做好接待準備工作。其中，由展覽會組織機構(gòu)臨時在展覽場館安排的地點，一般需要搭建接待報到設施。通常的做法是搭建標準展位。（2）搭建接待展商報到的場所。在展覽館現(xiàn)場搭建場所接待展商報到，一般應注意以下問題： 搭建的地點要在參展客商及布展人員進出展覽場館的必經(jīng)之處，且不能離展覽場館進出口處太遠。因出口口處安排有保安人員值守，以防止閑雜人員進館，或防止館內(nèi)物品被違規(guī)帶出。因此，在展覽場館的進出口處，值守的保安人員經(jīng)常會與參展客商及布展人員發(fā)生一些矛盾。接待報到的場所和展覽場館的進出口處相距較近，發(fā)生的矛盾就容易及時解決。要根據(jù)接待的工作需要以及展覽場館提供的位置，確定搭建標準展位的大小。搭建標準展位后，應在展位開口處搭設接待臺。展位上的楣板處，應醒目標明“參展客商接待處”或“參展客商報到處”字樣，以利參展客商容易看到。經(jīng)確定的參展客戶報到地點，應通過參展服務指南和展位平面圖告知參展客商。（3）接待報到的工作內(nèi)容及流程。按參展服務指南的規(guī)定，根據(jù)簽訂的參展合同核對客戶身份，并根據(jù)參展費交納憑證核實客戶交費情況后，向客戶發(fā)放參展證、布展證及相關資料，同時接受客戶咨詢。如客戶尚未交納參展費或未全額交納參展費，應要求其在現(xiàn)場交清參展費后再辦理報到手續(xù)。（4）接待報到的工作人員。由展覽會組織機構(gòu)的客戶服務、展位銷售和財務部門人員聯(lián)合組成接待工作專班，按照不同的分工，具體負責參展客商報到的接待工作。（5）接待報到的工作時間?；九c展覽會布展時間同步。但由于參展客商的原因，提前接待報到或延后報到的情況常有發(fā)生。

展會現(xiàn)場服務的內(nèi)容是什么

那么對于一些重要的展會，企業(yè)應該如何準備去參加呢？如何能在有限的時間里展示企業(yè)的亮點呢？都需要做哪些準備工作呢？ 展前的準備工作 一些重要的展會甚至需要在6~9個月前就應該準備了，準備名片、展品、展位的預算，展位得設計，展位一定突出企業(yè)的特點，一定要符合企業(yè)自身的身份，參展商必須要抓住觀眾的眼球，才能夠吸引觀展者停留下來進行進一步的探討。設備運輸?shù)馁M用，一定要找一個信譽度好的運輸企業(yè)。展示企業(yè)形象的宣傳片，宣傳資料。接待人員的確定，展示企業(yè)形象、市場保障能力、服務執(zhí)行力和企業(yè)卓越信譽，這是參展的基本特征。展中的工作在展會中應通過各種可行的方式和潛在合作者進行現(xiàn)場洽談。及時宣傳自己的企業(yè)。及時報道展會的情況，報道參展企業(yè)的情況。接待人員就是企業(yè)的形象的代言人，現(xiàn)場人員要表現(xiàn)很敬業(yè)，不要敷衍、打鬧、東張西望等，待人接物要有禮貌等，一瓶礦泉水或一顆糖果有時候就能做成一筆生意。積極參加展會的各種活動。展后的工作展后企業(yè)要把在展會中收集到的信息納入企業(yè)的信息管理系統(tǒng)中，并進行篩選、甄別、分析和評估。同時應不斷與展會上搜集到的客戶保持聯(lián)系與溝通，在展會現(xiàn)場溝通的內(nèi)容通常會有所保留，因此展會后的及時跟進溝通同樣必不可少。必要時還要派人上門拜訪，以展示公司的實力、誠意。

展會現(xiàn)場服務內(nèi)容怎么寫

1.

安排有序,每個工作人員在活動過程中承擔什么角色,要做什么樣的工作都已事先確定,不能出現(xiàn)手忙腳亂,不知所措的現(xiàn)象。

2.

行為規(guī)范。所有參加禮儀接待服務的工作人員應按標準的商業(yè)行為規(guī)范來引導和服務客人,統(tǒng)一的服飾、統(tǒng)一的禮貌用語、統(tǒng)一的行走站立姿勢...

3.

態(tài)度真誠?？扇说奈⑿?親切的問候,細聲的叮嚀,耐心的解說……這些都是禮儀接待人員良好素質(zhì)...

4.

富有個性。根據(jù)展會活動的.形式和內(nèi)容,禮儀接待服務的形式也可以設計得富有個性

會展現(xiàn)場服務管理內(nèi)容

我們都知道，會展服務管理是現(xiàn)代服務業(yè)發(fā)展中必不可少的新興領域，在會展產(chǎn)業(yè)鏈中處于核心位置，它決定著整個會展工作的成敗。廣義的會展服務概念是指會展企業(yè)和與會展活動相關的企業(yè)向會展活動的主辦者、承辦者、與會者、參展者、客商以及觀眾所提供的全方位服務。而狹義的會展服務概念是指在會展過程中，由主辦者、承辦者向與會者、參展者、客商以及觀眾所提供的各類服務。具體來講，包括展會現(xiàn)場的租賃、廣 告、安保、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業(yè)服務，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸、地方特產(chǎn)等相關行業(yè)的配套服務。

好的會展服務能夠帶來高的經(jīng)濟效益，能夠激起參展觀眾的購買欲望，至少不會對展會產(chǎn)生厭倦。所以會展服務在會展中處于核心地位，決定了整個會展的成敗。那么，怎么樣才算作是好的會展服務呢？或者說怎么樣去做好會展服務呢？除了一些基本的服務外，“人”的因素在會展服務中顯得更為重要。會展活動是一個圍繞著人來進行的、參與人數(shù)眾多且密集的短期事件，因此為提高活動參與者的滿意度，達到活動參與者的預期期望，在會展活動中采用人性化的服務將有助于提高整個活動的影響力和美譽度。

會展場館要做到人性化的服務，首先要分析會展活動的類型。不同的會展活動對場館的服務要求有很大的區(qū)別，如展銷會和純粹的會議不同，純粹的會議和大型節(jié)慶活動不同，因此分清活動的性質(zhì)能有針對性地提供相應的服務。其次，場館管理者可以對會展活動的參與者進行分析，將其劃分為不同的類別，并根據(jù)各個類別的參與者進行行為特點分析，提供有針對性的差異性服務，從而滿足大部分參與者的需求。最后，場館的人性化服務需要對工作人員進行教育和培訓。優(yōu)良的服務質(zhì)量實際上是來自于場館現(xiàn)場工作人員的表現(xiàn)，一個溫暖的微笑、一個知心的問候都會給人以溫馨的感覺。

不管怎么樣，我們都應該重視會展服務中“人”的因素，人不僅要提供服務，更要讓人感受到服務，這樣才是最好的會展服務。

會展現(xiàn)場服務的內(nèi)容

開票內(nèi)容：咨詢服務費、設計費、會議費、展覽費等。