會展活動的運作流程

一、 參展商-系統(tǒng)的動力

參展商主要指參加會展的相關(guān)單位、組織、團體和個人，他們是會展系統(tǒng)的基礎(chǔ)要素和市場需求的表征反應(yīng)，由于他們的存在，才產(chǎn)生了會展系統(tǒng)的其他要素，也正是根據(jù)其數(shù)量的多少和行為的活躍與否，決定了會展系統(tǒng)的生命力和競爭力。

二、 會展組織者-系統(tǒng)的主體

會展組織者是指專營會展業(yè)務(wù)的機構(gòu)和部門，即會展公司和會展行業(yè)協(xié)會。會展組織者通常有著特定的服務(wù)對象，決定著會展的舉辦時間和舉辦形式，并能提供展示環(huán)境和信息。在會展系統(tǒng)中，作為唯一全程參與運作會展活動的主題，會展組織者支配性地指導會展的發(fā)展方向和最終成果。

三、 會展的媒體-系統(tǒng)的神經(jīng)

會展媒體是指展示傳播信息的媒介，即展覽館和展覽中心。在會展系統(tǒng)中，會展的生命在于展現(xiàn)和傳播，而會展媒體的主要功能就是通過提供媒介和形象展示傳播信息，媒體與會展組織者、市場和觀眾之間的密切的聯(lián)系，參展商與展館的聯(lián)系通過會展組織者來實現(xiàn)。

四、 會展市場-系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的紐帶

狹義的市場是商品交換的場所，廣義市場是指商品所反映的各種經(jīng)濟關(guān)系和經(jīng)濟活動現(xiàn)象的總和。會展系統(tǒng)中的市場是指廣義的市場，它所涉及的內(nèi)容和經(jīng)濟關(guān)系遠遠超出了純粹商品交換的范圍。在這個系統(tǒng)中，既有以展覽為媒介反映參展商和消費者關(guān)系的商品交換行為，也有反映參展商與展覽組織者和展館之間的分工協(xié)作行為，所有這些關(guān)系都不是狹義的市場能夠反映和包容的。在展覽系統(tǒng)中，市場的紐帶性和作用性隨著商品經(jīng)濟的發(fā)展日益顯著，一方面它使系統(tǒng)其他要素的功能通過市場發(fā)生有機的聯(lián)系;另一方面市場以它特殊的功能調(diào)整著系統(tǒng)各要素之間的關(guān)系，因為給要素的行為方式的變化和行為后果，都要從市場中得到反饋。

五、 參觀會展的觀眾(消費者)-系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的起點和終止

消費者就是商品的購買者和使用者，包括生產(chǎn)消費者和生活消費者。在商品經(jīng)濟活躍發(fā)展的條件下，它包括兩個部分:一時在會展直接作用下，采取某種消費行為的消費者，如那些在商品展示過程中面對面的勸說下，引起購買行為的消費者;二是在展覽間接作用下采取某種消費行為的消費者，如在廣告宣傳作用下采取沒腫消費行為的消費者。

在會展系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中，消費者是一切展覽行為的起點。從社會再生產(chǎn)過程中看，如果沒有消費，就不可能存在有目的的生產(chǎn);沒有生產(chǎn)，便不可能產(chǎn)生參展商，也就不可能有其他行為。消費者還是會展行為的終點，因為會展活動之最終目的是為了滿足消費者的購買和選擇需要，會展效果的好壞也要由消費者最后決定。

會展活動的運作流程包括

會展項目團隊的組織結(jié)構(gòu)〈會議結(jié)構(gòu)〉為矩陣型。團隊成員在項目經(jīng)理領(lǐng)導下，根據(jù)經(jīng)營活動的需要， 通常按銷售、營銷和運營三個部門開展業(yè)務(wù)工作（也有將營銷部門稱為市場或企劃部門）。

會展項目團隊組成內(nèi)容主要是由銷售、營銷和運營部門，既可以稱為組，也可以稱為部。其負責人可稱為組長、部長、經(jīng)理或主管。為便于對外經(jīng)營活動，各部門的業(yè)務(wù)代表也有稱為經(jīng)理的（用于業(yè)務(wù)代表的對外名片）。

銷售、營銷和運營部門之外的其他業(yè)務(wù)部門，一般是展覽項目內(nèi)部需要單獨操作且對經(jīng)營具有特殊作用的業(yè)務(wù)事項，如在展會期間舉辦的高級別大型會議，或與展會主題相關(guān)的專業(yè)媒體（紙媒或網(wǎng)媒），或與展會主題相關(guān)的電商性質(zhì)網(wǎng)站，可以根據(jù)需要設(shè)置會議、媒體或活動組（部）。

會展活動的運作流程是什么

所謂的會展中心是以所建立的會展場館為基礎(chǔ)的，加之商業(yè)服務(wù)設(shè)施餐飲、住宿、旅游等。目前狹義的會展中心即指會展場館，會展場館的功能我就不用多說了吧。目前關(guān)于會展中心的經(jīng)營模式有很多種 官建官營 官建民營 民建官營 民建民營 至于他所對來的經(jīng)濟功能我就不用做說了 其實他就是一個交易的場所

會展活動基本流程

一、確定會議內(nèi)容、會議時間、地點、對象、經(jīng)費。

1、 確定會議目的及內(nèi)容。

2、 確認主要領(lǐng)導人是否有空，確定是否和重要工作有時間上的沖突。

3、 確認會議場地是否能滿足會議需要，如外定酒店會議室，提前聯(lián)系酒店。

4、 向財務(wù)中心申請會議經(jīng)費預算。

二、確認會議主要負責人，確認會議主持人，確認邀請參會嘉賓和領(lǐng)導 名單，確認參會人員名單。

三、會議負責人安排會議議程。

1、 確認會議主要流程及各發(fā)言人內(nèi)容。

2、 控制會議時間，安排會中休息。

四、會議材料的撰寫

1、 安排會議主旨材料撰寫。

2、 通知發(fā)言人準備講稿。

3、 準備會議需用材料，準備電子文檔和紙質(zhì)文檔便于查閱。

4、 撰寫領(lǐng)導的發(fā)言報告。

5、 準備主持詞。

五、會前會場準備工作。

1、 分配會議各項工作，提前落實到部門和個人。

2、 布置會議場地，打掃會場衛(wèi)生，準備鮮花盆栽。

3、 檢查會議使用設(shè)備（音響、話筒、投影儀等）是否正常運轉(zhuǎn)。

4、 準備會議需用道具。

5、 給參會人員準備紙和筆。

6、 如參會人員距離會場過遠，安排車輛接送。

7、 制作會議指南，含會議時間、地點、流程、注意事項（會場紀律），分發(fā)或通知參會人員。

六、安排會議預演。

1、 在會議召開前1-2天，會議準備人員進行會議效果預演，及 時發(fā)現(xiàn)問題，完善會議準備工作。

2、 審核所有發(fā)言人講稿，審核會議所用資料是否正確。

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會展工作流程

　　展覽公司的業(yè)務(wù)流程大致為： 　　

1、發(fā)邀請函（展會資料） 　　以傳真為主要途徑，邀請函內(nèi)容較詳細，包括展會名稱，時間，地點，主辦單位，協(xié)辦單位，承辦單位，展會概況， 參展費用，展位配置，參展細則，展位圖紙，聯(lián)系方式等等； 　　

2、預定并選擇展位 　　

3、交展位預定金 　　一般情況下，展覽公司規(guī)定且會通知，已預定展位的參展企業(yè)在一定的期限內(nèi)交匯展位預定金，展覽公司收到定金會出具收據(jù)和展位預定書。

　　

4、交展位費余款 　　展覽公司在展會開展前的一定時間內(nèi)，會通知參展企業(yè)交匯展位費余款，展覽公司在收到款項后，會給參展企業(yè)出具票據(jù)和展位確認書及參展商手冊（或為參展指南、參展細則）； 　　

5、展商報到及展出 　　一般在展會開展前的兩到三天，參展商應(yīng)到展會現(xiàn)場報到、布置展位等，直至開展、撤展。

策劃會展活動的流程

主辦方就是主辦這次活動的單位，主辦方出錢管這件事，但是不愿意或沒有力量去作具體工作, 于是就委托承辦方去辦。承辦方就是具體辦理本次活動的。萊垍頭條

承辦方受主辦方之約具體承接辦理這件事, 要處理的事情包括會務(wù)安排、迎來送往、會場布置、會刊紀要、會議報道、食宿娛樂等。承辦方就是在活動中擔任方案實施的角色。即與主辦方是協(xié)作關(guān)系的一方，通常有較強的合同關(guān)系，承辦方一般是受雇于主辦方。垍頭條萊

一般情況下很多活動都是承辦方策劃辦理的，為了有權(quán)威和影響力就要找一個上級部門或者主管部門做為主辦方條萊垍頭

會展活動的運作流程有哪些

承辦單位一般為企業(yè)法人，承辦者主要負責展會的具體運作以及運作過程中的具體事務(wù)。根據(jù)主辦單位的要求，具體辦理布置展場、運送展品、安全保衛(wèi)、廣告宣傳、現(xiàn)場活動、安排人員食宿交通、辦理出國手續(xù)、收取費用等工作。

展覽會的運作流程

1

要進行報名。不管是參加什么地方的進口博覽會都需要提前報名，獲得參會資格。這一點很重要，也是前提，需要認真準備，努力符合條件。

2

報名成功后和舉辦方詳細了解和溝通進口博覽會的相關(guān)事宜，比如流程、主題、時間、參會人員等等。

3

根據(jù)舉辦方的要求和協(xié)商的結(jié)果來準備自己要參加的項目，準備好所有的內(nèi)容，包括展覽的樣本、參會的人員等等。

4

內(nèi)部挑選合適的人參加進口博覽會，尤其是大型的進口博覽會一定要提前安排好自己企業(yè)的工作人員，包括產(chǎn)品講解人員，服務(wù)接待人員、統(tǒng)籌人員等。

5

提前安排好行程。如果是當?shù)氐倪M口博覽會則需要在會議舉辦時間內(nèi)做好安排，如果是外地的進口博覽會，則需要提前訂票，安排好參會人員的行程。

6

進行展覽內(nèi)容的準備和制作，一般情況下會有很多的樣品需要制作，還需要準備很多的宣傳材料，比如海報、產(chǎn)品說明手冊等等。

7

做好備選方案，比如人員的選擇方面，盡可能多出一兩個，這樣有突發(fā)情況發(fā)生的時候，不會影響和耽誤自己參加進口博覽會，保證自己的公司順利完成展覽任務(wù)。

組織展會的流程

一、與主承辦方洽談場館租賃合作，立項咨詢。

1、主辦方立項咨詢；了解主辦方展會主題、時間、地點、展覽面積等基本信息。

2、場館實地考場：場館各項技術(shù)參數(shù)是否符合辦展需求。

二、簽訂場館租賃協(xié)議

1、確定租賃合同，場地租賃面積、時間、定金支付方式、尾款結(jié)算等。

2、相關(guān)手續(xù)的審批、申報。工商、消防、公安、稅務(wù)等批文辦理。主承辦單位自主辦理，展館協(xié)助。 布展前 一個月辦妥批文(國際展必備)、布展前20天辦妥消防、治安手續(xù)和其他(如廣告、餐飲報批)等批文

三、場館服務(wù)支持

1、展館服務(wù)團隊與主承辦單位團隊溝通落實展會綜合服務(wù)方案。

展館運營部：展位位置圖，展位主場搭建方案、展品儲存，展品報關(guān)運輸方案、商務(wù)方案等。

展館后勤部：電力，水、氣接駁，空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)、電梯、懸掛、清潔等。

保潔部： 保潔衛(wèi)生方案等

安全保衛(wèi)部：展會保衛(wèi)方案 證件審查

會議餐飲部：餐飲方案會議方案

廣告事業(yè)部：廣告方案等。

2、場館會場管理：布展、開展、撤展

布展前一周與主辦方一起召開會前會，確認方案，細化方案內(nèi)容，檢查工作準備情況，做好服務(wù)。

開展、撤展期詳細周密安排工作內(nèi)容，按照之前確認的方案，各模塊按部就班做好服務(wù)工作。會同主 辦單位i，安保部進行消防安防巡查、現(xiàn)場巡查、 展區(qū)用電安全巡查 管理現(xiàn)場人流、 物流、車流維護 秩序處理各類突發(fā)事件。

四、客戶回訪、結(jié)算

撤展前一日召開撤展協(xié)調(diào)會,主辦填寫客戶滿意度調(diào)查表發(fā)放等

撤展結(jié)束后第一日確認主辦、工程結(jié)算單；企劃監(jiān)審部對各部門服務(wù)考核。

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展會活動安排流程

會展物流的具體業(yè)務(wù)流程主要包括以下三大環(huán)節(jié)： 一、指定物流服務(wù)商 按照國際慣例，一般大型展會，其組委會都要指定物流服務(wù)商。

物流服務(wù)商根據(jù)組委會提供的信息與參展商聯(lián)系，洽談具體物流服務(wù)需求。在這一階段，參展商業(yè)可以與會展主辦方進行溝通，自己選擇物流服務(wù)商。在實際會展活動過程中，展品的物流組織模式主要有：參展商自行負責展品運輸；參展商自選物流服務(wù)商進行展品運輸；展會主辦方指定會展物流服務(wù)商通過郵寄或快遞等方式。值得指出的是，在展會操作中，參展方使用會展主辦方指定的物流服務(wù)商效果最好。因為在通常情況下，由會展主辦方指定的物流服務(wù)商大多是一些有會展物流經(jīng)驗、綜合實力較強、知名度較高，能夠全權(quán)代理展會的國內(nèi)、國際展品物流服務(wù)的大型物流企業(yè)。與這樣的物流供應(yīng)商合作，服務(wù)質(zhì)量、安全性有一定的保障，可省去參展商的許多后顧之憂。如果企業(yè)自己聯(lián)系物流服務(wù)商，最好找正規(guī)的企業(yè)。否則，將會展物流業(yè)務(wù)交予缺少經(jīng)驗的物流公司難免會有一些意外發(fā)生，造成不必要的損失。二、物流服務(wù)方案的設(shè)計與完善 承擔會展物流業(yè)務(wù)的物流服務(wù)商根據(jù)參展商的要求設(shè)計物流服務(wù)方案，包括了解展品的運輸、保管、布展及回收等內(nèi)容，如果是國際性會議還需要涉及國際保險、報關(guān)等服務(wù)。在這一階段中，物流服務(wù)商需要與參展商充分溝通，才能保證方案符合參展商的需要。一般而言，海外參展商通常有一些國際性的運輸公司代理。國際展覽運輸協(xié)會認為，展會物流代理工作主要有6個方面。1.聯(lián)絡(luò)。2.展會前與客戶聯(lián)系，應(yīng)明確基本的運輸要求。如單證文件、截止日期等。3.辦理單證文件以及現(xiàn)場代理。4.設(shè)計最佳運輸方式和路線。5.提供現(xiàn)場支持。6.展后處理、回運等。三、物流服務(wù)方案的實施 根據(jù)會展主辦方的展會日程安排，物流服務(wù)商依據(jù)方案進行展品提貨、運輸、保管等物流作業(yè)，活動過程中要與會展主辦方及時溝通。交付展品后，要由參展商進行確認，待展覽結(jié)束后立即啟動下一輪物流或展品回程運輸。優(yōu)秀的物流服務(wù)商，還可以為參展商提供布展、展覽管理、展品回收處理等一攬子增值服務(wù)。對于參展商而言，在展品運輸階段要與物流代理商緊密聯(lián)系，并注意把握好一下幾個階段。1. 認真挑選物流商 在確定參展之后，參展商要盡快確定展品物流服務(wù)供應(yīng)商。確定物流商后，雙方會簽訂一份展品運輸?shù)膮f(xié)議。協(xié)議主要內(nèi)容有：物流公司及展館的通信地址、聯(lián)系方式和聯(lián)系人、接貨時間安排、運輸方式、到達站、發(fā)貨單位、展會名稱、件數(shù)、重量、體積、保險價值等。2. 緊密聯(lián)系物流商 在于物流商的聯(lián)系中，最好使用書面以及傳真形式，以便根據(jù)文件內(nèi)容進行核對。按照國際慣例，參展貨物通常是在距離開幕前兩天運到，保持密切溝通是為了防止展品在運輸過程中出現(xiàn)意外情況。3. 迅速有序進展場 由于展會周期相對較短的特點，往往展前展品進館的時間安排很緊，所以，參展商應(yīng)該聽從物流代理商的統(tǒng)籌安排，盡可能地爭取布展時間，做到協(xié)調(diào)、安全、快速、有序。4. 妥善處理參展品 展會結(jié)束后，參展商應(yīng)與所委托的物流代理商提前溝通，商定好撤展及展品回運事宜。

展會操作流程

一、聯(lián)系客戶階段

獲取搭建方信息逐個審查，取得客戶參加展會相關(guān)資料，明確設(shè)計樣稿的具體交付日期。

接待一個會展項目的操作流程

二、設(shè)計階段

與設(shè)計師溝通并即時搭建方進行展位設(shè)計的交流，向搭建方要說明設(shè)計初稿的要求（展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司的具體介紹資料、客戶公司全稱、客戶標準司標、客戶標準字體、客戶標準色標、參加展會的產(chǎn)品的具體名稱規(guī)格和數(shù)量等、參展產(chǎn)品的具體用電要求、重點參展產(chǎn)品、展位制作預算）。

接待一個會展項目的操作流程

三、確定方案

搭建方完成了初稿后，召開會議由相關(guān)領(lǐng)導確認最終方案，對不合理的地方再與搭建方協(xié)商溝通調(diào)整（明確：展位結(jié)構(gòu)、展位材質(zhì)要求、色彩要求、設(shè)計重點、照明要求、展板數(shù)量、