會(huì)展問題及對(duì)策

會(huì)展項(xiàng)目成本管理的首要和核心工作：

1.展覽策劃的目標(biāo)展覽策劃的核心要素之一是展覽策劃的目標(biāo),也就是策劃的對(duì)象,要搞好展覽策劃,必須確定策劃的目標(biāo)。策劃目標(biāo)可以是單一目標(biāo),也可以是復(fù)合目標(biāo)。

單一目標(biāo)是指展覽策劃中的具體策略問題,如展覽主題、展覽名稱、招展招商、定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等的策劃;復(fù)合目標(biāo)是指策劃的方案涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上的活動(dòng)目標(biāo),如市場(chǎng)占有率、銷售利潤(rùn)率,或同時(shí)對(duì)價(jià)格、渠道、促銷等各頂活動(dòng)的預(yù)定目標(biāo)進(jìn)行策劃。

2.策劃主體展覽策劃主體是指進(jìn)行創(chuàng)意、規(guī)劃,提出策劃方案的展覽組織機(jī)構(gòu),是具有高智慧的腦力操作者,在展覽活動(dòng)中起著“智囊”的作用。策劃主體可以是個(gè)人,也可以是某一機(jī)構(gòu)、組織。由于策劃是一種高智力密集型的創(chuàng)造性活動(dòng),因而對(duì)策劃主體有著特殊的知識(shí)、文化、能力素質(zhì)的要求,展覽組織機(jī)構(gòu)的素質(zhì)直接影響著展覽活動(dòng)的質(zhì)量水平。

3.策劃對(duì)象策劃對(duì)象既可以是某項(xiàng)整體展覽活動(dòng),也可以是展覽諸要素中某一要素,例如展覽宣傳項(xiàng)目、展覽設(shè)計(jì)頂目。

會(huì)展業(yè)的問題

會(huì)展中心的優(yōu)點(diǎn)：

一、交通便利。擁有優(yōu)越的區(qū)位條件，與航空港、火車站、碼頭、地鐵站、快速干道、城市輕軌、國(guó)道等有快捷、方便的聯(lián)系，利于進(jìn)行人車分流、客貨分流、交通集聚、交通疏導(dǎo)、交通組織。

　　二、場(chǎng)地開闊。用地規(guī)整，寬闊，有較大面積的室外廣場(chǎng)，以供室外展出、觀眾活動(dòng)、開幕儀式、臨時(shí)存放要求，有足夠的綠化和停車空間，無(wú)視覺不良障礙，具有充分的預(yù)留發(fā)展用地。

　　三、環(huán)境良好。與成片綠地、水體、公園相得益彰，互為襯托，生態(tài)環(huán)境及景觀條件優(yōu)越；

　　四、基礎(chǔ)設(shè)施完備。周邊道路系統(tǒng)完善，電力、通訊、給排水、綜合管線便于敷設(shè)連接，容量管徑滿足要求。

　　五、利于發(fā)展。符合城市總體規(guī)劃，便于形成新的功能區(qū)域，如城郊結(jié)合部，優(yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)較為集中 的地區(qū)，或新興的衛(wèi)星城；

　　六、客源來源范圍廣、產(chǎn)品交易規(guī)模大、會(huì)展類型豐富、人流物流強(qiáng)度大、信息交流量大。

缺點(diǎn)：展覽中心經(jīng)營(yíng)者的優(yōu)勢(shì)在場(chǎng)館管理，組展方面缺乏專業(yè)展覽的行業(yè)知識(shí)，如單獨(dú)辦展，其效果并不見得好。與舉辦專業(yè)展的組展商合作，也只能是出場(chǎng)地，提供相關(guān)服務(wù)，很難進(jìn)入展覽的招商工作。也有一些組展商抱怨，他們與場(chǎng)館經(jīng)營(yíng)方的合作常常產(chǎn)生利益的合理分配問題

關(guān)于會(huì)展策劃的問題

會(huì)展主要指的是一些大型的展覽活動(dòng)，或者是會(huì)議等活動(dòng)，會(huì)展策劃主要是充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段和信息資源，對(duì)事物的變化和發(fā)展趨勢(shì)做出判斷，從而采取合理的方案宣傳產(chǎn)品和企業(yè)。

經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，會(huì)展策劃行業(yè)也得到了快速發(fā)展，在新的發(fā)展時(shí)期，會(huì)展企業(yè)作為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的重要組成部分，在經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)升級(jí)中發(fā)揮著一定的作用，同時(shí)會(huì)展策劃行業(yè)也面臨著新的發(fā)展環(huán)境，如配套服務(wù)水平相對(duì)較低、專業(yè)人才相對(duì)較少等方面的問題。要推動(dòng)會(huì)展策劃的進(jìn)一步發(fā)展。

展覽會(huì)風(fēng)險(xiǎn)以及對(duì)策

品牌展會(huì)是指那些具有一定的規(guī)模，且能代表和反映某行業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)及發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)對(duì)該行業(yè)具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用和影響力的展會(huì)。 　　注：樹立品牌會(huì)展的基礎(chǔ)要素主要有： 　　

1、權(quán)威協(xié)會(huì)和行業(yè)代表的堅(jiān)強(qiáng)支持： 　　在國(guó)際上，政府一般不干預(yù)企業(yè)辦展，會(huì)展的成功與否，多取決于整個(gè)行業(yè)和企業(yè)的認(rèn)可度。會(huì)展企業(yè)若能得到權(quán)威行業(yè)協(xié)會(huì)和該行業(yè)內(nèi)主要代表的支持和合作，無(wú)疑就增加了該會(huì)展的商譽(yù)和可信度，使之規(guī)模不斷擴(kuò)大，并帶來巨大的宣傳效果和影響力。 　　

2、代表行業(yè)的發(fā)展方向，具有較高的知名度： 　　代表行業(yè)的發(fā)展方向是品牌化會(huì)展的共性。能代表行業(yè)發(fā)展方向的會(huì)展就會(huì)有明確的目標(biāo)市場(chǎng)和目標(biāo)客戶，就能夠提供幾乎涵蓋整個(gè)行業(yè)的所有信息。會(huì)展提供的信息越是全面、專業(yè)，觀眾就越積極，參展企業(yè)也就越踴躍，品牌會(huì)展就會(huì)在一定的區(qū)域內(nèi)有較高的知名度和較強(qiáng)的影響力，普遍得到業(yè)內(nèi)的承認(rèn)和肯定。 　　

3、較好的規(guī)模效應(yīng)： 　　品牌會(huì)展有明顯的成效，能吸引眾多參展商、專業(yè)觀眾的參與，同時(shí)具備相當(dāng)?shù)恼刮灰?guī)模，一定是本行業(yè)中名列前茅的。 　　

4、提供專業(yè)的會(huì)展服務(wù)： 　　專業(yè)的會(huì)展服務(wù)要求會(huì)展企業(yè)的整個(gè)運(yùn)作過程迅速高效、服務(wù)周到。品牌會(huì)展從市場(chǎng)調(diào)研、主題方向、尋求合作、廣告宣傳、招展手段、觀眾組織、活動(dòng)安排、現(xiàn)場(chǎng)氣氛營(yíng)造、會(huì)展服務(wù)，甚至包括會(huì)展企業(yè)對(duì)外文件、信函的格式化、標(biāo)準(zhǔn)化，都須具備較高的專業(yè)水平和從業(yè)員工的嚴(yán)謹(jǐn)處事態(tài)度，同時(shí)會(huì)展期間有針對(duì)性地安排相關(guān)的配套活動(dòng)，如峰會(huì)論壇、商貿(mào)洽談、信息發(fā)布等，以便為參展商和專業(yè)買家提供服務(wù)。 　　

5、強(qiáng)勢(shì)的媒體宣傳： 　　新聞媒體宣傳是塑造品牌的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一個(gè)好的會(huì)展雖在行業(yè)本身有一定的知名度，但頻繁的新聞報(bào)道和適當(dāng)?shù)摹俺醋鳌备艽龠M(jìn)會(huì)展宣傳，以此形成良性互動(dòng)，使會(huì)展更具吸引力。世界上幾家著名的貿(mào)易展覽公司如MillerFreeman和Reed集團(tuán)同時(shí)都經(jīng)營(yíng)著世界上著名的商業(yè)出版社。這些得天獨(dú)厚的條件為其會(huì)展的品牌提供了競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和條件。 　　

6、獲得“UFI”資格認(rèn)可： 　　國(guó)際博覽會(huì)聯(lián)盟（UFI）對(duì)申請(qǐng)加入其協(xié)會(huì)的展覽項(xiàng)目和其主辦單位有著嚴(yán)格的要求及詳細(xì)的審查程序。由于有了這套較為成熟的資質(zhì)評(píng)估制度，UFI資格認(rèn)可和UFI使用標(biāo)記就成了名牌展覽會(huì)的重要標(biāo)志。截止到2004年12月1日，全球共有662個(gè)展覽會(huì)獲得了“UFI”資格認(rèn)可，其中，我國(guó)的會(huì)展有40個(gè)，占總數(shù)的6.04%。 　　

7、堅(jiān)持長(zhǎng)期的品牌戰(zhàn)略： 　　培養(yǎng)一個(gè)品牌會(huì)展并不容易，必須要有長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光，要敢于投資、敢于承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、精心呵護(hù)、耐心培育。會(huì)展企業(yè)必須確立長(zhǎng)遠(yuǎn)的品牌發(fā)展戰(zhàn)略，從短期的價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)向謀取無(wú)形資產(chǎn)的長(zhǎng)期競(jìng)爭(zhēng)，用先進(jìn)的品牌營(yíng)銷策略與品牌管理技術(shù)搶占會(huì)展市場(chǎng)的制高點(diǎn)。

會(huì)展相關(guān)的問題

在會(huì)展結(jié)束之前，會(huì)議服務(wù)人員都沒有松一口氣的時(shí)間，因?yàn)楸M管事前如何精確的規(guī)劃，誰(shuí)都無(wú)法保證能絕對(duì)的杜絕會(huì)展危機(jī)的發(fā)生，所以在事前了解會(huì)展危機(jī)的處理關(guān)鍵與原則是一個(gè)優(yōu)秀會(huì)員服務(wù)人員的必修課。那么會(huì)展危機(jī)有哪些關(guān)鍵呢？

一、會(huì)展危機(jī)的處理關(guān)鍵

1、

直面危機(jī)、剝悉危機(jī)，會(huì)議危機(jī)的起因可能是由多種因素綜合導(dǎo)致引發(fā)的，你可能會(huì)因?yàn)橐粫r(shí)無(wú)法了解事情起因而陷入慌亂，因此這個(gè)時(shí)候你必須直面危機(jī)、剝悉危

機(jī)，從分析和把握事件的來源和性質(zhì)人手，找到問題的實(shí)質(zhì)和核心，制定相應(yīng)的策略，尋找解決實(shí)質(zhì)問題的最有效手段和辦法。

2、判斷危機(jī)事因，正確解決問題，問題出現(xiàn)的形態(tài)一般有兩種情況：一是環(huán)境直接向組織提出問題；二是由于問題的存在，致使某種事態(tài)發(fā)生，需要從危機(jī)事件中找出問題所在。任何一次危機(jī)的發(fā)生，當(dāng)事人都可能有過激的反應(yīng)，不可能都按照企業(yè)的意思理解。 二、會(huì)議危機(jī)處理的原則

所以危機(jī)公關(guān)的一個(gè)重要原則，就是了解公眾，傾聽別人的意見，確保企業(yè)能把握公眾的抱怨情緒，并作出準(zhǔn)確的判斷。不管事態(tài)發(fā)展如何嚴(yán)重，只要有準(zhǔn)確的評(píng)估，根據(jù)評(píng)估的結(jié)果，就能衡量其危害性制定相應(yīng)的策略。

會(huì)展實(shí)務(wù)問題

五W系統(tǒng)分析法，是WBSA商務(wù)策劃知識(shí)體系中的OK原理與會(huì)展實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合而產(chǎn)生的會(huì)展策劃的思維方法。

展會(huì)管理的問題與對(duì)策

項(xiàng)目

1、項(xiàng)目是要在一定時(shí)間、在預(yù)算規(guī)定范圍內(nèi)，l達(dá)到預(yù)定質(zhì)量水平的一項(xiàng)一次性任務(wù)。

　2、項(xiàng)目是指在總體上符合如下條件的唯一性任務(wù):具有一定的目標(biāo);具有時(shí)間、財(cái)務(wù)、人力和其他限制條件;具有專門的組織。(德國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)DLN69901)

(一)展前管理

1、項(xiàng)目策劃

(1)市場(chǎng)調(diào)研產(chǎn)業(yè)環(huán)境、市場(chǎng)需求、同類展會(huì)、相關(guān)法律法規(guī)

(2)題材選擇(提出展會(huì)的基本框架)

確定展覽行業(yè):選擇展覽題材:新立、分列、拓展、合并

(3)展會(huì)立項(xiàng)

名稱:基本(性質(zhì))、限定(時(shí)間、地點(diǎn)、范圍)、核心(行業(yè))

標(biāo)識(shí):標(biāo)準(zhǔn)字和LOGO

舉辦地點(diǎn):城市和場(chǎng)館

舉辦時(shí)間和頻率

展會(huì)規(guī)模和定位:

辦展機(jī)構(gòu):主辦、承辦、協(xié)辦、支持、合作單位等

選擇展館的因素:

1.保證大規(guī)模人流的暢通、方便和安全

2.展館形象

3.展館性質(zhì)

4.配套設(shè)施

5.展館的規(guī)定

6.舉辦時(shí)間和頻率

7.舉辦時(shí)間包括開展、籌展和撤展及公眾開放日期行業(yè)產(chǎn)品生命周期決定辦展頻率　展覽時(shí)間的長(zhǎng)短沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會(huì)具體而定有些展會(huì)的展覽時(shí)間可以很長(zhǎng)，如世博會(huì)的展期長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月甚至半年;但對(duì)于占展會(huì)絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜.

展會(huì)規(guī)模

包括三個(gè)方面的含義:一是展會(huì)的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會(huì)的觀眾有多少在策劃舉辦一個(gè)展會(huì)時(shí)，對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)測(cè)和規(guī)劃

展會(huì)定位:

通俗地講，展會(huì)定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會(huì)是什么和有什么，具體地說，展會(huì)定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況，通過建立和發(fā)展展會(huì)的差異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使自己舉辦的展會(huì)在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過程

會(huì)展業(yè)發(fā)展對(duì)策

(一)會(huì)展設(shè)計(jì)在整個(gè)會(huì)展活動(dòng)中的地位萊垍頭條

　　成功的會(huì)展必須建立在周密、系統(tǒng)、科學(xué)的策劃基礎(chǔ)上。如何把這種策劃具體地表達(dá)和體現(xiàn)出來，就需要科學(xué)合理的藝術(shù)性設(shè)計(jì)，通過各種空間布局、構(gòu)圖、燈光、色彩、音樂等藝術(shù)表現(xiàn)的感召力，來著意于情感的渲染、氣氛的烘托，最終達(dá)到體現(xiàn)、表達(dá)會(huì)展主題的作用。因此，會(huì)展設(shè)計(jì)是把會(huì)展活動(dòng)推向?qū)嵸|(zhì)階段的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，只有科學(xué)合理的設(shè)計(jì)，才能實(shí)現(xiàn)“在最短的時(shí)間，在最小的空間，用最少的成本做出最大的生意”這一行業(yè)優(yōu)勢(shì)。萊垍頭條

(二)會(huì)展設(shè)計(jì)的作用萊垍頭條

　　展覽會(huì)已成為任何一家公司市場(chǎng)企劃的重要內(nèi)容之一。展覽會(huì)為展示新產(chǎn)品、歡迎和會(huì)見新老客戶及生意洽談提供了機(jī)會(huì)，也可以通過展覽會(huì)看到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手們的市場(chǎng)策略。因此，在展覽會(huì)上樹立一個(gè)良好的公司形象，對(duì)于公司今后的商業(yè)活動(dòng)是必不可少的。然而，一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)展是離不開設(shè)計(jì)這個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的。只有優(yōu)秀的會(huì)展設(shè)計(jì)才能體現(xiàn)出會(huì)展實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，表達(dá)會(huì)展策劃的理念，從而實(shí)現(xiàn)參會(huì)參展客戶的需求和愿望。萊垍頭條

1、會(huì)展設(shè)計(jì)影響信息交流的效果。會(huì)展的目的是營(yíng)造一個(gè)人與人交流的場(chǎng)所，促進(jìn)信息發(fā)出者和信息接受者的交流與互動(dòng)囗通過會(huì)展的設(shè)計(jì)，以一種藝術(shù)性的視覺語(yǔ)言向公眾展示所傳達(dá)的內(nèi)容，這就是會(huì)展活動(dòng)最核心的目的。作為信息發(fā)出方，要向公眾發(fā)布有關(guān)產(chǎn)品的信息，然后讓公眾了解產(chǎn)品;作為信息的接受者，要通過展覽、會(huì)議和櫥窗獲取想要的信息。而這種交流必須依賴于優(yōu)秀的設(shè)計(jì)，才能準(zhǔn)確地宣傳和表達(dá)。萊垍頭條

2、會(huì)展設(shè)計(jì)影響行業(yè)自身的發(fā)展。作為會(huì)展業(yè)本身來說，只有優(yōu)秀的會(huì)展設(shè)計(jì)才能保證自身的發(fā)展。優(yōu)秀的會(huì)展設(shè)計(jì)能夠有助于形成品牌，而品牌代表了規(guī)模、信譽(yù)和企業(yè)形象。一個(gè)展會(huì)如果沒有優(yōu)秀的設(shè)計(jì)是不會(huì)成功的，更談不上品牌了。只有創(chuàng)出品牌，使展會(huì)一屆一屆地辦下去，才可能盈利。國(guó)際上知名的展覽公司都非常重視展會(huì)品牌，中國(guó)會(huì)展業(yè)經(jīng)過近幾年的市場(chǎng)洗禮也充分意識(shí)到了這一點(diǎn)。萊垍頭條

3、會(huì)展設(shè)計(jì)影響參展參會(huì)主體的形象。好的設(shè)計(jì)既體現(xiàn)了參展參會(huì)主體的理念和風(fēng)格，又能突出參展參會(huì)主體的形象頭條萊垍

會(huì)展經(jīng)濟(jì)發(fā)展問題及對(duì)策研究

不同的會(huì)展公司，根據(jù)會(huì)展項(xiàng)目不同有所差異，大體相同的有以下：預(yù)算大類：

會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：

1、交通費(fèi)用

交通費(fèi)用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通

(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。

2、會(huì)議室/廳費(fèi)用

具體可細(xì)分為：

(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費(fèi)用

住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用

會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。

(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)

通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。

(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇

此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)

事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)：

6、視聽設(shè)備

除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算

●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

c、演員及節(jié)目

通?？梢赃x定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。

d、其他——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒

5、雜費(fèi)

雜費(fèi)是指會(huì)展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。

那么，展覽的預(yù)算與會(huì)議預(yù)算相比有什么不同呢？

展覽預(yù)算與會(huì)議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方——

相同的地方：住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、商務(wù)考察費(fèi)用(如果有考察計(jì)劃的話)。

不同的地方：展覽場(chǎng)地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、小型新聞發(fā)布會(huì)或者酒會(huì)。

展覽場(chǎng)地租賃：如果展覽在固定的展覽場(chǎng)地進(jìn)行，那么展覽場(chǎng)地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì)算。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。

如果是在其他公共場(chǎng)所舉辦展覽(譬如市政廣場(chǎng)或者體育場(chǎng)所等)，那么場(chǎng)地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測(cè)了——通常面議，按日計(jì)算，價(jià)格與場(chǎng)地人流集中度及展覽時(shí)間(是否重要假日等)有關(guān)。

關(guān)于會(huì)展的問題

會(huì)展中心的優(yōu)點(diǎn)：

一、交通便利。擁有優(yōu)越的區(qū)位條件，與航空港、火車站、碼頭、地鐵站、快速干道、城市輕軌、國(guó)道等有快捷、方便的聯(lián)系，利于進(jìn)行人車分流、客貨分流、交通集聚、交通疏導(dǎo)、交通組織。

　　二、場(chǎng)地開闊。用地規(guī)整，寬闊，有較大面積的室外廣場(chǎng)，以供室外展出、觀眾活動(dòng)、開幕儀式、臨時(shí)存放要求，有足夠的綠化和停車空間，無(wú)視覺不良障礙，具有充分的預(yù)留發(fā)展用地。

　　三、環(huán)境良好。與成片綠地、水體、公園相得益彰，互為襯托，生態(tài)環(huán)境及景觀條件優(yōu)越；

　　四、基礎(chǔ)設(shè)施完備。周邊道路系統(tǒng)完善，電力、通訊、給排水、綜合管線便于敷設(shè)連接，容量管徑滿足要求。

　　五、利于發(fā)展。符合城市總體規(guī)劃，便于形成新的功能區(qū)域，如城郊結(jié)合部，優(yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)較為集中 的地區(qū)，或新興的衛(wèi)星城；

　　六、客源來源范圍廣、產(chǎn)品交易規(guī)模大、會(huì)展類型豐富、人流物流強(qiáng)度大、信息交流量大。

缺點(diǎn)：展覽中心經(jīng)營(yíng)者的優(yōu)勢(shì)在場(chǎng)館管理，組展方面缺乏專業(yè)展覽的行業(yè)知識(shí)，如單獨(dú)辦展，其效果并不見得好。與舉辦專業(yè)展的組展商合作，也只能是出場(chǎng)地，提供相關(guān)服務(wù)，很難進(jìn)入展覽的招商工作。也有一些組展商抱怨，他們與場(chǎng)館經(jīng)營(yíng)方的合作常常產(chǎn)生利益的合理分配問題

會(huì)展存在的問題對(duì)策

一、大型展會(huì)的立項(xiàng)策劃

展會(huì)的立項(xiàng)策劃是指在展前進(jìn)行展會(huì)項(xiàng)目的可行性分析，寫出相應(yīng)的立項(xiàng)分析報(bào)告。展會(huì)可行性分析的關(guān)鍵是要進(jìn)行展會(huì)項(xiàng)目的環(huán)境分析、戰(zhàn)略分析、可行性分析、風(fēng)險(xiǎn)分析等，在此基礎(chǔ)上編寫完整的展會(huì)項(xiàng)目可行性報(bào)告，對(duì)展會(huì)的各種策劃方案進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)，并提屆出科學(xué)的、結(jié)論性的意見和建議。這是會(huì)展?fàn)I銷策劃方案的基礎(chǔ)，也是必不可少的一環(huán)。

二、大型展會(huì)籌建策劃策

展會(huì)籌建策劃主要包括展會(huì)的整體布局、展區(qū)的設(shè)計(jì)和布置、展位的承建、展品的運(yùn)輸方案、展館的清潔和保安等內(nèi)容。隨著展會(huì)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，對(duì)展會(huì)的整體要求越來越高，展會(huì)的籌建策劃是否合理、周全，會(huì)影響展會(huì)的實(shí)施，甚至反映出展會(huì)水平的高低。

三、大型展會(huì)宣傳推廣策劃

展會(huì)宣傳推廣策劃是圍繞展會(huì)基本目標(biāo)制訂的、有目的有計(jì)劃地舉行的一系列促進(jìn)招展、招商和建立展會(huì)形象的宣傳推廣活動(dòng)。展會(huì)宣傳推廣策劃主要包括確定宣傳推廣策略、宣傳推廣渠道、宣傳推廣時(shí)間和地域及展會(huì)宣傳推廣的費(fèi)用預(yù)算。

在實(shí)施展會(huì)宣傳推廣策劃方案時(shí)，必須結(jié)合宣傳推廣階段的不同目標(biāo)，分別選擇最佳的宣傳推廣渠道，一方面讓這些活動(dòng)實(shí)現(xiàn)不同階段的具體目標(biāo)；另一方面要全面、系統(tǒng)地進(jìn)行整體的規(guī)劃和部署，使得各項(xiàng)活動(dòng)互相輝映，共同服務(wù)于整體目標(biāo)。

四、大型展會(huì)招展策劃

招展策劃是展會(huì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是展會(huì)策劃的重心之所在。展會(huì)策劃人員根據(jù)展會(huì)策劃書的計(jì)劃與安排進(jìn)行廣告宣傳工作、組織招展工作。參展商在展會(huì)價(jià)值鏈中居于核心地位，

參展商的連續(xù)參展也是展會(huì)主辦者的利益所在，組織招展工作一定要重視目標(biāo)參展商的個(gè)性化需求，實(shí)施定制服務(wù)；客戶數(shù)據(jù)庫(kù)要能實(shí)現(xiàn)互動(dòng)反饋，追蹤客戶的需求變化；建立科學(xué)的績(jī)效評(píng)估措施，來改善客戶關(guān)系。

五、大型展會(huì)招商策劃

展會(huì)招商策劃如何招攬觀眾參觀展會(huì)，具體就是通過各種方式將那些對(duì)擬辦展展會(huì)示的產(chǎn)品有需要和感興趣的采購(gòu)商和其他觀眾引進(jìn)展會(huì)?！罢猩瘫日姓垢匾?、“展會(huì)成功的關(guān)鍵在招商?！苯⒁粋€(gè)動(dòng)態(tài)的目標(biāo)觀眾數(shù)據(jù)庫(kù)就顯得非常重要，目標(biāo)觀眾的信息采集是招商方案的基石，也是展會(huì)成功與否的關(guān)鍵。目標(biāo)觀眾數(shù)據(jù)庫(kù)與招展階段的參展商數(shù)據(jù)庫(kù)保持適當(dāng)?shù)膶?duì)接，也是吸引潛在參展商一種行之有效的方法。

六、大型展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理策劃

展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理策劃主要指開幕現(xiàn)場(chǎng)的管理策劃、展會(huì)開展現(xiàn)場(chǎng)管理策劃等，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理策劃直接影響展會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)管理，因此，策劃方案一定要周全，對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)如何管理，提供哪些服務(wù)，將達(dá)到怎樣的效果等，都應(yīng)該考慮到，以便展會(huì)順利、有序地開展

七、大型展會(huì)相關(guān)活動(dòng)策劃

展會(huì)相關(guān)活動(dòng)策劃是指在展會(huì)舉辦期間的相關(guān)活動(dòng)的計(jì)劃安排，如展會(huì)開幕表演活動(dòng)、專業(yè)研討會(huì)和技術(shù)交流會(huì)活動(dòng)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)和產(chǎn)品推介會(huì)活動(dòng)、現(xiàn)場(chǎng)表演活動(dòng)及其他相關(guān)活動(dòng)等，這些相關(guān)活動(dòng)已成為展會(huì)不可分割的重要組成部分。在會(huì)展?fàn)I銷策劃方案中加入展會(huì)相關(guān)活動(dòng)內(nèi)容，能豐富展會(huì)的信息功能，擴(kuò)展展會(huì)的展示功能，強(qiáng)化展會(huì)的發(fā)布功能，延伸展會(huì)的貿(mào)易功能；對(duì)提升展會(huì)檔次、擴(kuò)大展會(huì)的影響發(fā)揮著非常重要的作用。